Vous souhaitez changer le local de vos archives ou vous envisagez d’entreprendre des travaux de rénovation ? Vous comptez réaliser d’importants transferts de documents ? Sachez qu’un déménagement d’archives ne s’improvise pas et demande une grande organisation. Voici quelques points à vérifier pour réussir votre projet de transfert d’archives.
Les éléments à considérer avant le déménagement
Avant de vous lancer dans l’opération, vous devez trouver des réponses aux questions suivantes :
Où vont vos archives ? La réponse à cette question est claire, mais il est nécessaire d’étudier les points d’accès au local en accordant une attention aux ruptures de charge : marches, escaliers, etc.
A quelle date sera le déménagement de vos archives ? Vous aurez besoin des compétences humaines à la date prévue pour le transfert de vos documents et pour une durée bien déterminée.
Quel est le volume de vos archives à transporter ? Il faut en premier lieu convertir la masse en métrage linéaire (c’est-à-dire : 1mètre de boîte ou de dossiers est l’équivalent d’une tablette de 1 mètre). Il est nécessaire également de prévoir des rayonnages en quantité suffisante. A noter que le volume des archives a tendance à augmenter, vous devez alors prévoir des rayonnages vides ! N’oubliez pas de comptabiliser vos archives présentes dans les bureaux.
Vous devez également faire le point sur les moyens humains et matériels dont vous avez besoin, mais également sur le budget pour votre demenagement archives Paris. Vous devrez aussi désigner un chef de projet pour suivre le bon déroulement de l’opération et identifier le rôle de votre archiviste et de votre responsable de la logistique.
Préparer le déménagement de vos archives
Si vous souhaitez déplacer le volume de vos documents nécessaires, pensez donc à éliminer les archives réglementaires que possible. N’hésitez pas à informer tous les producteurs d’archives sur l’opération. Lors d’un déménagement d’archives importantes, il est parfois nécessaire de confier toute cette tâche à un professionnel. Choisissez un prestataire habitué à ce genre d’interventions et rédigez un cahier des charges. Ce document doit comporter des clauses techniques particulières et le maximum d’informations sur le déroulement de l’opération, afin d’éviter toute litige.
Mettez sur chaque boîte d’archives un numéro unique provisoire (lors d’un déménagement) ou permanent pour minimiser les risques de perte. Mentionnez le contenu de chaque boite qui doit figurer obligatoirement à l’extérieur.
Si le lieu de destination de vos archives comporte plusieurs salles, pensez à adopter un code couleur pour indiquer aux déménageurs l’emplacement prévu pour chaque boîte. Si le meuble est déjà présent sur place, vous pouvez désigner aux technicien la place précise des séries de boîtes.
Le jour du déménagement de vos archives
Si vous comptez transporter vos archives dans un véhicule motorisé vous aurez besoin donc d’un chariot à étagères. Si vous n’en disposez pas, ou que votre prestataire ne vous en offre pas, faites le chargement dans l’ordre inverse des numéros. De cette façon, le déchargement se déroule dans le bon ordre. Soyez présent pendant le départ et l’arrivée du transporteur. Si le trajet est court entre les deux adresses et s’il y a plusieurs véhicules, vous avez donc besoin de deux agents de contrôle : le premier sera au point de départ et l’autre à l’arrivée.
Enfin, prévoyez un tableau des transferts avec des emplacements de départ et d’arrivée des boîtes. Préparez également des fiches pour signaler les déficits. Si vous respectez toutes ces démarches, votre demenagement archives paris se déroulera dans les meilleures conditions.
Faire une liste des archives présentes après le déménagement
C’est la dernière étape à effectuer ! Après le déménagement, il est nécessaire de faire une liste des archives présentes dans le nouveau local ainsi que leur emplacement exact. De cette manière, vous pouvez identifier les documents mal rangés et les manquants. Cette opération de récolement permet aussi de déterminer les boîtes endommagées lors de l’opération qui doivent être remplacées immédiatement !